Privacy verklaring - OLSE VC Merksem

PRIVACY VERKLARING van OLSE VC Merksem in het kader van GDPR/AVG

OLSE VC Merksem hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze Privacy policy (of privacy statement) willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. OLSE VC Merksem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als OLSE VC Merksem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

OLSE VC Merksem
Laaglandlaan 669 2170 Merksem
e-mail : info@olse-vc.be
contactformulier http://olse-vc.be/contact/

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

Uw persoonsgegevens worden door OLSE VC Merksem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder:

Het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
Het voeren van de clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van OLSE VC (uitvoering overeenkomst)
Sportieve administratie in het kader van trainingen, wedstrijden, tornooien, … (uitvoering overeenkomst)
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene)
Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding (uitvoering overeenkomst)
Het organiseren van niet-sport gerelateerde activiteiten (bijv. team-building, …) (uitvoering overeenkomst)
Promotie, Public Relations en Communicatie waaronder:
- Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeer-foto’s (gerechtvaardigd belang)
- Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming betrokkene)
- Het beheren van de club-website (gerechtvaardigd belang)
Het bekomen van een sportverzekering (uitvoering overeenkomst)
Het versturen van informatie omtrent activiteiten, tornooien, … betreffende de aangeboden sporttak(ken) (gerechtvaardigd belang)
Het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang)
Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting/ gerechtvaardigd belang)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
Persoonlijke contactgegevens: telefoonnummer, e-mail adres
Persoonlijke kenmerken: geboortedatum
Medische gegevens: medisch attest, metingen, blessure, …
Sportieve gegevens: aansluitingsdatum club, aanwezigen
Financiële bijzonderheden: betalingen, rekeningnummer, …
Beeldmateriaal: foto’s, video’s, opnames, …

We verzamelen enkel de persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt via bijvoorbeeld inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website en persoonlijk contact (telefonisch, e-mail, …).
We verzamelen geen gegevens via derden.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
We geven nooit persoonsgegevens door aan derde verwerkers waarmee we geen verwerkingsovereenkomst gesloten hebben afgesloten of deze verwerkers zijn op hun beurt GDPR-compliant en wij hebben de nodige afspraken gemaakt om uw gegevens te beveiligen en vertrouwelijk te behandelen.

Zo kunnen wij gebruik maken van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
Ledenadministratie, sportieve administratie en communicatie
Het verzekeren van onze vrijwilligers en spelertjes (KBVB, …)
Boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen)

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonlijke gegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens nooit door aan derden voor commerciële activiteiten.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens enkel delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten alle tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van de spelertjes verleent de ouder of wettelijke vertegenwoordiger een impliciete toestemming.

Wij houden hiervoor ook de gegevens bij van de ouders/voogd (naam, voornaam, contactgegevens, etc.). Deze gegevens worden ook gebruikt om met de ouders/voogd te communiceren.

Bewaartermijn

OLSE VC Merksem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De bewaartermijnen kunnen per doel verschillen.

OLSE VC Merksem verbindt er zich toe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

Interne uitwisseling van gegevens
Aan onze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Alle personen die namens OLSE VC Merksem van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen en stellen bij indien nodig.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft het recht van inzage en kopie van de persoonsgegeven die op u betrekking hebben.
U heeft het recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor directe marketing doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mail of contactformulier).
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een ander partij.
Via het contactformulier of het email-adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
We kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken (om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen u adequaat te identificeren).

Klachten

Mocht u een vraag hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/Privacy Commissie) , dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

Wijziging privacy statement

OLSE VC Merksem kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De eerste versie werd gepubliceerd op 1 april 2020.

Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.